CO7 — “Elke regio is zo anders. Je kan een werking niet zomaar copy-pasten”
Tekst / Veerle Weeck / februari 2024
Foto’s / © CO7
Wat gebeurt er als je zuurstof verbindt met cultuur in zeven gemeenten? Dan kom je uit op CO7 (CultuurOverleg Zeven), het samenwerkingsverband voor cultuur en erfgoed dat al 18 jaar bestaat in de zuidelijke Westhoek. Sinds een jaar neemt Nele Provoost er de algemene coördinatie voor haar rekening.
“We zijn een jong team, maar CO7 heeft een lange voorgeschiedenis. Daarom was 2023 niet zozeer het jaar van de grote projecten, maar vooral van elkaar goed te leren kennen.”
Situering in de zuidelijke Westhoek
CO7 bestaat vandaag uit vier deelwerkingen die zich inzetten voor een specifiek beleidsdomein: een bovenlokale cultuurwerking, erfgoedcel, IOED en het erfgoeddepot DEPOTYZE, dat erkend is als onroerenderfgoeddepot. Goed voor in totaal 8 voltijdse medewerkers, waarvan een tijdsbestek van zo’n 2 VTE’s naar de bovenlokale cultuurwerking gaat. Hun focus ligt op zeven gemeenten: Heuvelland, Ieper, Langemark-Poelkapelle, Mesen, Poperinge, Vleteren en Zonnebeke.
De zuidelijke Westhoek is getekend door de Eerste Wereldoorlog. Erfgoed zit in het DNA van de streek: er zijn veel meer musea dan cultuurcentra. De regio is groot in oppervlakte, maar tegelijk dunbevolkt. Dat laatste zorgt Westhoekbreed voor wat kopzorgen.
Nele: “Voor sommige van onze werkingen legt Vlaanderen op termijn een verplichte minimumfinanciering vanuit de regio’s op. Helaas is die niet gedefinieerd in x aantal euro per inwoner, maar in absolute termen. Voor een dunbevolkte regio als de onze is dat geen goed nieuws. Hopelijk komt hier een oplossing voor”, aldus Nele.
Achter de schermen de toekomst verzekeren
Nele ervaart een grote bereidheid vanuit de zeven besturen om in de IGS te blijven investeren.
“In het voorjaar zijn we erin geslaagd om onze statuten te vernieuwen, onze bijdrages te indexeren en de werking van onze projectvereniging voor een jaar langer – tot eind 2026 – te verlengen. Dat engagement toont dat alle neuzen in dezelfde richting staan.”
Om een goede werking uit te bouwen, wordt achter de schermen hard gewerkt.
“Toen een vroegere medewerker door de hoge werkdruk uitviel, werd besloten om de werking onder begeleiding van een consultant te herdenken. Uit die oefening bleek onder meer dat CO7 een overkoepelend aanspreekpunt nodig had. Een gezicht voor de organisatie. Iemand die weet wat er in elke deelwerking gebeurt en het overzicht bewaart. Vanuit die optiek ben ik aangeworven.”
Nele probeert heel erg om structuur in de organisatie van CO7 te brengen.
“Als coördinator moet je er niet alleen voor zorgen dat een organisatie financieel en zakelijk draait. Ook in de werking moet een flow zitten. Zo heb ik voor één vergaderkalender met een duidelijke ritmiek gezorgd, waardoor alle overlegorganen voortaan op elkaar inhaken. Daarnaast heb ik samen met het team ook een vrijwilligersbeleidsplan opgemaakt. Zo is ons vrijwilligersbeleid beter gestroomlijnd, en weten onze 96 vrijwilligers hoe en wat. Het lijken misschien kleine zaken, maar ze zijn een grote hulp in de praktijk. Als je wil stralen naar buiten, moet je er ook voor zorgen dat intern alles vlot verloopt.”
Trots op groot draagvlak
Draagvlak creëren en behouden voor de werking van CO7. Daar gaat 50% van Neles tijd naartoe. Persoonlijk contact, heel veel praten en duidelijk communiceren zijn voor haar de sleutels tot succes.
“Als er iets niet duidelijk is, neem ik graag de ruis op de communicatie weg. Neem nu het project waarbij we oude foto’s op nutskasten plaatsen. Toen bleek dat het bedrijf niet echt een planning voor de bekleding kon doorgeven en het dus niet zo evident was om een persmoment te organiseren, zorgde ik ervoor dat de lokale besturen goed op de hoogte bleven van de stand van zaken. Ik hou de lijnen graag zo kort en helder mogelijk. Waar mijn collega’s de inhoudelijke experts zijn, ben ik de spelverdeler: ik capteer, reageer, geef door en ondersteun vanuit een helikopterperspectief.”
Netwerken (verder) uitbouwen
De zuidelijke Westhoek is geen onbekend terrein voor Nele. Vijftien jaar geleden werkte ze hier een jaar mee aan de oprichting van Westhoek Verbeeldt, één van de eerste beeldbanken in Vlaanderen. En ook de werking van een intergemeentelijk samenwerkingsverband kent ze goed.
Nele: “Ik was vijf jaar regiocoördinator van Bie Midwest. Ik ken dus het klappen van de zweep, maar toch kan je de job niet copy-pasten. Het decretale kader waarbinnen je werkt blijft hetzelfde, maar al de rest verschilt: de regio, het bestuur, de partners, de collega’s. Voor mij was dit eerste jaar dus vooral ook een jaar waarin ik alles en iedereen goed wilde leren kennen.”
Vorig jaar organiseerde CO7 voor het eerst de Zomerconnectie, een netwerkmoment waarop de organisatie zich in zijn totaliteit presenteerde.
Nele: “Voor mijn komst had je een sterke dynamiek vanuit de deelwerkingen. Niemand was echt vertrouwd met het geheel. Dat wilde ik graag doorbreken, door mandatarissen, stuurgroepleden, partnerorganisaties en vrijwilligers samen te brengen. Via een panelgesprek met ludieke filmpjes– naar het concept van ‘Alleen Elvis blijft bestaan’ – stelden alle collega’s hun werking voor. Hen zo enthousiast en vol passie over hun projecten horen spreken, werkte echt aanstekelijk. En ook het concept, waarbij iedereen bij binnenkomst een naam van iemand kreeg waarmee ze moesten connecteren, werkte heel goed. Het zijn kleine initiatieven die leiden tot gesprekken, en later – wie weet – tot mooie initiatieven.”
CO7 zet enorm in op elkaar leren kennen over de grenzen van de deelwerkingen heen. En ook naar andere sectoren wordt gekeken. Zo werkten ze samen met de bibliotheken en het onderwijs recent een project rond leesbevordering uit, waarbij kinderen zelf een boek in een luisterverhaal omzetten.
Nele: “Samen een project uitwerken, is voor ons de manier om bruggen te bouwen naar andere domeinen. Daarin is het proces ook minstens even belangrijk als het eindresultaat. Door samen dingen te doen, leer je elkaar goed kennen. En als dat goed meevalt, kunnen er nog andere projecten uit voortvloeien.”
Regierol is begeleiden en ondersteunen
Door zelf ook projectsubsidies te voorzien, probeert CO7 lokale projecten zuurstof te geven.
Nele: “Wij willen vooral dingen mogelijk maken. Als de gemeenten bijvoorbeeld botsen op een gebrek aan financiën, proberen we via onze lokale subsidies kansen te creëren. We zetten heel vaak dingen in gang, brengen mensen met elkaar in contact, gaan binnen de regio of elders in Vlaanderen op zoek naar instanties die al iets soortgelijks hebben gedaan. We geven inspiratie, input, denken mee na en zorgen voor middelen. Maar een subsidiedossier van a tot z uitschrijven doen we niet. Dat mogen wij, vanuit onze regierol, zelf niet in handen nemen. Hen begeleiden doen we uiteraard wel.”
Nele voelt de druk op de lokale besturen toenemen.
Nele: “Ze krijgen steeds meer taken, maar moeten ook besparen. Daarom lukt het soms niet om een nieuw project te doen landen. De ideeën zijn er, maar er is niet altijd iemand om ze in de praktijk om te zetten. Een minimale tijdsinvestering is echter nodig om het bovenlokaal te doen werken. Wij kunnen niet zomaar vervangen wat er lokaal niet is. Als er niemand is om een subsidiedossier in te dienen, kunnen wij geen financiële steun bieden. Als er niemand is om het project lokaal te dragen, kan het niet plaatsvinden.”
Meerwaarde van samenwerken
Met een IGS in je regio kan je inzoomen op thema’s waar je zelf niet meteen tijd voor hebt.
Nele: “Ik denk bijvoorbeeld aan het thema duurzaamheid. Ik hoor vaak: ‘Daar zouden we graag iets rond doen.’ Maar niemand heeft de tijd om zich erin te verdiepen. En lokaal is er geen expertise. Wel, die tijd en experimenteerruimte kunnen wij inbouwen. Zo willen we in 2024 onder andere graag een workshop rond duurzaamheid voor verenigingen organiseren.”
De overkoepelende communicatie waar CO7 voor zorgt, is ook voordelig voor alle partners.
Nele: “Door projecten via de regio te communiceren heb je een groter bereik, waardoor de kans op succes veel groter wordt. Neem nu de theaterworkshops die we in samenwerking met Open Doek, de steden Ieper en Poperinge en theaterbende PROT in elke gemeente organiseren. Die werken goed, mede doordat ze regionaal worden gepromoot. Daarnaast zijn kleinere gemeenten ook blij dat zij – door de workshops op grotere schaal aan te pakken – ook iets rond theater kunnen doen. Alleen zouden ze deze financiële kosten nooit kunnen dragen. Dankzij een intergemeentelijke samenwerking kan je organiseren wat je alleen nooit zou kunnen.”
Wat klein ontstaat, zorgt soms ook voor andere opportuniteiten.
Nele: “Omdat de regionale samenwerking rond theater goed werkt, kwam Ieper met het idee om het Landjuweel in 2025 naar onze regio te halen. Waar normaal één gemeente gaststad is, wilden zij dit graag regionaal aanpakken. En zo wordt een lokaal idee ineens een regionaal verhaal. Hoe we het concreet gaan aanpakken, weten we nog niet. Uit een brainstorm met de stuurgroep kwam alvast het voorstel om alle toneelverenigingen uit de regio te betrekken. Maar er zijn ook nog veel vraagtekens, omdat niet elke gemeente een accommodatie voor een voorstelling heeft. Het is mooi om te zien hoe iedereen met elkaar mee nadenkt over oplossingen.”
Die onderlinge verschillen tussen de gemeenten vindt Nele dan ook boeiend.
Nele: “Iedereen heeft andere sterktes en kwaliteiten, of bekijkt zaken vanuit een ander perspectief. Zo komen kleinere gemeenten soms met heel creatieve ideeën, omdat ze – door de kleinere personeelsploeg en beperktere financiële middelen – in hun werk net creatief moeten zijn. Daardoor leer je veel van elkaar.”
Uitdaging om te kijken naar de return op lange termijn
De mate van ondersteuning hangt per project af van wat een gemeente nodig heeft. En de return is niet bij elk project hetzelfde.
“Ik weet dat het niet eenvoudig is, maar eigenlijk zou een lokaal bestuur pas na zes jaar de balans van een intergemeentelijke samenwerking mogen opmaken. De meerwaarde voor een gemeente kan van jaar tot jaar immers sterk verschillen. Maar weet dat we die balans wel goed in het achterhoofd houden. Ook dat is mijn taak als regiocoördinator. Dat helikopterzicht, weet je nog”, knipoogt Nele.
